Eksempel: ei mal å starte frå
Klarspråk og målform i Word
Ei mal: vel eit Word-dokument og få det attende som ein ny kopi med spora endringar du godtek eller avviser i Word.
Kven brukar han: Saksbehandlarar, kommunikasjonstilsette og arkiv.
Gode tekstar tek tid, og målforma skal vere rett
Vedtaksbrev, informasjonsskriv og saksframlegg er ofte skrivne i eit tungt forvaltingsspråk. Klarspråk krev tid, og kommunar som skal bruke nynorsk må dessutan få målforma rett gjennom heile dokumentet.
Å lime teksten inn i ein chat og tilbake igjen mistar formatering og gjer det vanskeleg å sjå kva som er endra.
Slik verkar det
1. Start frå malen
Start frå malen «Klarspråk i Word» under Rutinar. Rutina er di eiga kopi og kan brukast som ho er, eller endrast.
2. Vel dokument og kva som skal gjerast
Trykk «Køyr no», vel eit Word-dokument du har i Målfrid og vel klarspråk, konverter til nynorsk, konverter til bokmål eller kortare.
3. Gjennomgang avsnitt for avsnitt
Kvart avsnitt blir gjennomgått for seg. Eit vern sjekkar at tal, paragraftilvisingar, datoar og namn er tekne vare på, og eit framlegg som endrar dei blir ikkje teke med.
4. Spora endringar i ein ny kopi
Omskrivingane blir lagde inn i ein ny kopi av dokumentet som ekte spora endringar, og større endringar har ein kommentar som forklarer dei. Kopien ligg mellom dokumenta dine. Originalen er uendra.
5. Du godtek eller avviser i Word
Du opnar kopien i Word og godtek eller avviser kvar endring der. Rutina viser kor mange avsnitt som er endra og kor mange som er hoppa over.
Kommunen kan endre stega og instruksjonane i kopien sin, eller lage ei tilsvarande rutine for andre dokument.
Frå tungt språk til klarspråk
Eit avsnitt slik det blir vist i Word, med sletta tekst og innsett tekst.
Det han ikkje gjer
- Endrar ikkje originalfila. Du får ein ny kopi, og alle endringar er framlegg.
- Lagar ingen kopi i ei prøvekøyring, og tek berre imot Word-filer (.docx).
- Godkjenner ikkje teksten. Du er ansvarleg for innhaldet, og den som sender brevet les det først.
- Garanterer ikkje juridisk korrekt innhald. Vernet fangar opp at tal, paragrafar og datoar forsvinn, men vurderer ikkje om ei omskriving endrar rettsleg meining.
- Rører ikkje avsnitt han ikkje kan byggje om utan å øydeleggje dei, til dømes med lenkjer, felt, eksisterande endringar eller teikningar. Dei blir hoppa over.
- Tek ikkje imot filer med makroar.
Dataklassar, logging og menneskeleg kontroll
Dataklassar
Den strengaste dataklassen, anten dokumentet sin eller køyringa sin, styrer kva modellar som kan sjå teksten. Viss ingen modell er tillaten, stoppar steget.
Logging
Gjennomgangen og den nye kopien blir registrerte i revisjonsloggen, utan dokumentteksten.
Menneskeleg kontroll
Spora endringar gjer at kvart framlegg kan godtakast eller avvisast. Framlegg som vernet stoppar, kjem ikkje med.
Vil de ta i bruk Målfrid i kommunen?
Vi set opp ein pilot saman med dykk, med kjeldene og reglane til kommunen.