Rutiner og maler
En rutine er en oppgave du har beskrevet i en samtale, som Målfrid gjør etter en tidsplan eller når noe skjer. Den starter fra en mal, en oppskrift kommunen deler. Det som venter på en person, ligger under Oppgaver.
Beskriv oppgaven, eller start fra en mal. Du prøver rutinen først som en prøvekjøring som ikke sender noe, og tar den i bruk når den gjør det den skal.
En rutine kan være din egen eller høre til en enhet med en ansvarlig. Kommunen deler maler som alle kan starte fra.
Trenger en rutine et svar, en godkjenning eller en vurdering, blir det en oppgave med frist og en som har den. Saksbehandlere har Postmottak og Innsyn som filtre i Oppgaver.
Malene ligger under Rutiner. Du starter en rutine fra en mal, kobler den til kommunens egne kunnskapsbaser og endrer instruksjonene. Rutinene henviser til kildene de bygger på.
Gjør tunge tekster klare og skriver på kommunens målform.
Grense: Endrer ikke innholdet i vedtak. Saksbehandler godkjenner teksten.
Lager møtereferat på kommunens mal fra et opptak eller fra notater.
Grense: Referatet er et utkast. Møteleder eller referent kontrollerer det mot opptaket før det sendes ut.
Finner tidligere saker, vedtak og møteprotokoller.
Grense: Bruker bare offentlige dokumenter kommunen har gitt tilgang til.
Svar fra reglement og avtaler, med paragraf.
Grense: Gir veiledning. Konkrete personalsaker avgjøres av leder og HR.
Støtte til saksbehandler i byggesaker, med henvisning til plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften.
Grense: Saksbehandler tar alle avgjørelser i saken.
Går gjennom et vedtaksbrev eller saksframlegg mot en sjekkliste før det sendes.
Grense: Er ingen juridisk kontroll. Saksbehandler vurderer hver merknad og avgjør hva som endres.
Ingen av rutinene fatter vedtak
De gir utkast og kilder, og et menneske har ansvaret. Alt som skal sendes eller journalføres, venter på en godkjenning.
Vi setter opp tjenesten for kommunen, de første kunnskapsbasene og hjelper de første brukerne å lage rutiner for sine egne oppgaver. Send oss kommunenavn og innbyggertall, så tar vi kontakt for å avtale en prat.